Supervisory Management

Ada Tridarma Supervisor:
Manage Your Self,
Supervisor harus seorang yang mampu mengelola dirinya. Mengelola emosi, cara berpikir, tutur kata, dan tindak tanduknya harus benar. Dia harus meningkatkan skill, kowledge, dan attitudenya secara konsisten dan berkesinambungan.

Manage Your Job
Supervisor juga harus mampu mengelola pekerjaannya. Dia harus memiliki cara cara baru, berinovasi dan kreatif untuk melakukan pekerjaannya dengan efektif dan efisien. Hasil karyanya haruslah meningkat, baik kualitas maupun kuantitasnya

Manage Your Staff
Supervisor juga harus mampu mengelola bawahannya, merekrut anggota terbaiknya, menilai hasil kerja mereka, mengawasi, mengarahkan, memotivasi, membimbing, dan memberdayakan bawahan.

4 K dari karakteristik supervisor ideal
1. Karakter,
Supervisor haruslah seorang yang jujur, artinya mengakui semua perbuatannya: benar atau salah. Supervisor juga haruslah berintegritas, artinya melaksanakan apa yang diucapkannya, menjadi teladan, walk the talk - tidak 'asbun'.
2. Koperatif,
Supervisor harus bisa bekerja sama dengan bawahan, klien, supplier, sesama supervisor, dan atau manajernya. Dia tidak dapat bekerja soliter lagi.
3. Kompeten,
Supervisor haruslah orang yang kompeten di bidangnya. Bersyukurlah bila Anda memulai dari bawah, karena mungkin saja Anda dipromosikan karena Anda dinilai kompeten di bidang tersebut. Jika Anda fresh graduate dan mendapat rejeki nomplok sebagai supervisor, cobalah Anda mendalami bidang yang Anda geluti. Jangan malu untuk bertanya pada bawahan Anda.
4. Komunikatif
Karena anda berhubungan dengan manusia, bukan robot atau mesin, Anda harus berbicara dalam 'bahasa manusia'. Jadilah pendengar yang baik, berikan respon yang tepat - bukan menggurui - bukan menasehati apalagi mengecam. Latihlah diri Anda untuk mengucapkan artikulasi dengan jelas, bangunlah kepercayaan diri untuk berani berbicara di depan umum. Latihan presentasi, memberikan briefing, melakukan coaching, memberikan feedback, membantu problem solving, memimpin meeting, meningkatkan negotiating skills, melakukan komunikasi telpon, surat menyurat, menulis laporan, membuat pengumuman, membuat grafik, dll sesuai dengan bidang pekerjaan Anda

Supervisor harus mengetahui tiga kemampuan:

Technical Skills.
Kemampuan pertama adalah technical skills. Seperti diutarakan di depan; seorang Sales Supervisor harus bisa melakukan penjualan, misalnya. Penting bagi supervisor untuk melakukan joint visit dengan salesman (baru maupun lama) untuk lebih mengetahui kondisi pasar maupun kemampuan bawahan. Seorang Supervisor Bengkel Mobil, misalnya, harus tahu cara membetulkan mesin yang benar sehingga dia dapat menegur bawahan yang keliru mengencangkan baut, misalnya. Dia dapat menilai montir yang bekerja baik dan yang asal-asalan sehingga performance appraisal yang dilakukannya dapat akurat. Di tingkat supervisor kemampuan teknis menjadi sangat dominan dibanding level manajerial di atasnya. Mengapa? Karena dialah tempat bertanya bagi staf, di kantor, di pabrik, maupun di lapangan. Dia menjadi guru bagi bawahannya.

Interpersonal Skills
Lebih dari 8 jam masa terjaga seorang supervisor dikelilingi oleh manusia. Sekalipun dia bekerja diindustri manufaktur yang fully automatic dikerjakan oleh mesin atau robot, tetap saja ada operatornya. Supervisor berinteraksi dengan manusia yang memiliki rasio dan emosi. Mereka membutuhkan pujian, sapaan, senyum persahabatan, didengarkan keluhannya, dibantu persoalannya, ditegur jika melakukan kekeliruan, diajari, diacungi jempol, disalam dengan hangat, dll. Anda menjadi sahabat bagi mereka yang menjadi konstituen Anda. Sampai level puncak pun interpersonal skills ini tetap diperlukan.

Conceptual Thinking
Meski tugas Anda sebagian besar adalah mengerjakan kebijakan perusahaan, tetapi karena Anda sudah menjadi bagian manajemen di lini depan, maka Anda perlu meningkatkan kemampuan berpikir konsep. Anda perlu belajar untuk memahami visi-misi perusahaan dan menterjemahkannya menjadi SOP yang mudah dipahami bawahan karena sederhana dan sistematis. Anda juga perlu memperjuangkan usulan dari bawah dan menyisipkannya kedalam proposal yang dapat mendukung tercapainya visi-misi perusahaan. Karena itu Anda perlu belajar grafik, diagram, table dsb seperti bahasa yang dipahami oleh para ‘dewa' di puncak kekuasaan. Tanpa itu semua, proposal maupun report Anda hanya akan dipandang sebagai surat cinta anak monyet (?)

TERIMA KASIH PENTING GAK SIH ??

Beberapa waktu yang lalu saya disadarkan ketika melihat reality show televisi. Diceritakan tentang seorang petugas POM bensin yang sudah bekerja bertahun-tahun, tetapi jarang mendapatkan ucapan terima kasih dari pengendara pembeli bensin. Dalam jangka waktu 1 jam, bila ada orang yang mengucapkan terima kasih setelah diisi bensinnya, maka oleh pihak stasiun televisi, pembeli itu akan mendapatkan uangnya kembali alias bensinnya yang ia beli tadi gratis. Hasil akhirnya, dalam selang waktu itu, 67 orang mengisi bensin, dan hanya 3 orang saja yang mengucapkan terima kasih, 1 pengendara mobil dan 2 motor.

”Terima kasih?..PENTING GAK SIH?!!” Mungkin itu yang mengambarkan kondisi saat ini. Ternyata ucapan ”terimakasih” sama sulitnya diucapkan seperti halnya kata ”maaf”. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, kata terima kasih berarti mengucap syukur, menyatakan rasa lega atau senang. Suatu penghargaan yang tulus kepada orang lain yang tidak dapat dinilai dengan uang. Sayangnya hal sepele namun besar manfaatnya seperti ini tidak diperhatikan. Mudah dituliskan, jarang diucapkan bahkan sulit dilakukan dengan tulus.

Apakah diantara kita juga memiliki sense of appreciation yang relatif rendah? Misalnya pada saat usai pelatihan ataupun seminar, dari semua peserta yang hadir, hanya beberapa yang mengucapkan terimakasih, menghampiri, menyalami fasilitator dan penyelenggara. Itupun yang mendekat, biasanya karena hendak mencopy materi dari laptop ke flashdisknya.

Saya teringat waktu SD tradisi berterimakasih kepada guru dilakukan setiap pulang sekolah. Setelah berdoa, bersalaman dengan guru di muka pintu, sambil mengucapkan salam dan terimakasih. Kemudian SMP dan SMA, tradisi tersebut luntur dan ucapan “terima kasih” dilakukan pada seremonial perpisahan kelulusan kelas III. Parahnya memasuki perguruan tinggi, tradisi itu tidak ada sama sekali, setelah diajar, bahkan dosen masih berkemas dan belum beranjak dari kursi, saya serta teman-teman langsung saja ’ngibrit’ keluar.

Apakah semakin modern justru tradisi luhur itu meluntur?Alangkah indahnya, andai saja slogan 4 S + 1 T (Senyum, Salam, Sapa, Santun dan Terimakasih) yang selalu didengung-dengungkan Sistem Mutu Toko Buku Gramedia tempat saya bekerja benar-benar tumbuh menjadi kebiasaan kita. Seorang yang mau mengucapkan terima kasih menunjukkan orang tersebut berbesar hati karena memberikan penghargaan ke lawan bicaranya. Ucapkan terimakasih kepada siapa saja yang membantu Anda menyelesaikan pekerjaan! Tidak hanya konsumen kita tapi juga tim kerja, atasan, bawahan, bahkan yang mengkritik kita. Hal itu memberikan energi positif baik pada si pemberi maupun penerima.

Pepatah China kuno mengatakan ”When eating bamboo sprouts remember the man who planted them” (Jika anda memakan rebung bambu, jangan lupa berterimakasih ke penanamnya). Jika kita sukses, jangan lupakan orang-orang yang telah membantu kita. Ucapan terimakasih secara tulus, laksana air yang melegakan tenggorokan di tengah padang pasir. Semoga bermanfaat. Terimakasih Pembaca.